30/11/2015 - Sorocaba - SP

Prefeitura institui sistema de Arquivo Público e Histórico Municipal

da assessoria de imprensa da prefeitura de Sorocaba

O prefeito de Sorocaba, Antônio Carlos Pannunzio, instituiu o Sistema de Arquivo Público e Histórico Municipal, que organiza todo o tipo de documentos da Prefeitura e de órgãos públicos municipais. A ação está de acordo com o decreto 22.074, publicado nesta sexta-feira (27), na edição do jornal Município de Sorocaba. Atualmente, a Prefeitura mantém 150 milhões de folhas de documentos, o que totaliza 120.426 caixas de arquivo. A maior parte desse material está armazenado no Arquivo Central, um galpão localizado na Rua Comandante Salgado, na Vila Hortência.

A proposta é estabelecer as chamadas tabelas de temporalidade, que definem quais são os arquivos e documentos que podem ser destruídos, quais devem ser mantidos, por quanto tempo e quais nunca poderão ser destruídos, bem como, quais serão os arquivos permanentes e os que serão considerados de valor histórico.

O Sistema Arquivo Público será coordenado pela Secretaria de Planejamento e Gestão (SPG). O titular da pasta, Edsom Ortega, explica que, para tanto, foram criadas duas comissões. A Comissão do Patrimônio Histórico de Sorocaba, que terá por atribuição justamente analisar os arquivos que são prioritários do ponto de vista da história da cidade e que será coordenado pela Secretaria da Cultura.

Ortega explica que essa comissão pode, inclusive, propor a incorporação no patrimônio histórico de acervos particulares. “Se ela constatar que determinada pessoa ou entidade tem conjunto de documentos relevantes ao valor histórico, poderá propor que seja incorporado ao arquivo público histórico”, diz. “O objetivo é deixar isso acessível à população como a legislação prevê”, complementa.

A outra a ser constituída é a Comissão de Avaliação e Acesso a Documentos (CADA). Conforme explica o secretário, esta será formada por representantes de todas as Secretarias e Órgãos da Prefeitura. “Como o próprio nome diz, ela será responsável por avaliar os documentos e tratar de sua organização e proteção”, explica. Ela atuará como órgão deliberativo do plano de classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos elaboradas nas subcomissões e demais encaminhamentos propostos pelo Sistema Arquivo Público e Histórico Municipal.

Os trabalhos desenvolvidos pela CADA serão coordenados por representante designado pela Secretaria de Planejamento e Gestão, que orientará, também, as políticas de microfilmagem e digitalização. Já as subcomissões serão compostas por pelo menos três funcionários de cada secretaria e demais órgãos, e terão como atribuição identificar e avaliar os documentos da sua área de atuação, visando à elaboração do plano de classificação.

O Sistema Arquivo Público, ouvindo a CADA, vai também definir os arquivos que devem ser microfilmados, digitalizados, tanto para facilitar o acesso ao público, quanto agilizar informações de interesse da população, bem como os procedimentos administrativos que exigem esse uso mais frequentes dos documentos. “Com isso, não haverá necessidade de uma área enorme para guardar os documentos”, explica Ortega.

Edsom Ortega informa, ainda, que não se trata de arquivar somente os documentos de papel, pois os que já foram gerados de forma eletrônica também devem ser preservados. O próximo passo será justamente instituir os representantes em cada uma das comissões.